Novedades del Comite de Medicamentos

Medicamentos oncológicos,
oncohematológicos e inmunosupresores
Normas de Procedimiento
1) MEDICAMENTOS INCLUÍDOS EN ESTA METODOLOGÍA DE PROVISIÓN
Se incluyen los medicamentos incorporados al Formulario Terapéutico Provincial correspondiente a los destinados a tratamientos Oncológicos, Onco-Hematológicos e Inmunosupresores.
2) INCLUSION DE PACIENTES EN EL SISTEMA DE PROVISIÓN DE MEDICAMENTOS INCORPORADOS A LA LICITACIÓN DE ORDEN DE COMPRA ABIERTA
A) Inclusión del paciente en el sistema
Una vez que el paciente es diagnosticado en el servicio médico correspondiente, el médico tratante completa la ficha farmacoterapéutica (cuyo modelo se adjunta en anexo) y presenta a Farmacia el pedido de provisión del/los medicamentos necesarios.

A determinar en qué lugar recopila y provee la siguiente información:
i) Fotocopia DNI: 1ª y 2ª Hoja, último domicilio y siguiente domicilio en blanco y si es extranjero radicado provisorio o permanente, hoja de constancia de radicación.
ii) Cobertura:
(1) Pacientes sin obra social
(2) Pacientes con obra social: certificado de cobertura
(3) Extranjeros sin radicación: certificación consular
iii) Otros: fotocopia de servicio público a nombre del paciente o de familiar a cargo
Una vez que toda esta documentación ha sido presentada al Servicio de Farmacia, éste incorpora al paciente al sistema y ejecuta las siguientes acciones:
B) Incorpora el nuevo paciente al registro de pacientes en tratamiento
El Servicio de Farmacia incorporará únicamente a aquellos pacientes que tengan TODA la documentación requerida. La inclusión se hará tanto para pacientes que serán tratados en el Hospital Castro Rendón, como aquellos que continuarán su tratamiento en otros establecimientos de la ciudad o la provincia.
C) Informa la Dirección General de Abastecimiento de la Subsecretaría de Salud la incorporación elevando copia de la información detallada en el punto A).
D) Realiza el pedido al proveedor adjudicado mediante la/las órdenes de compra correspondientes. De acuerdo a lo estipulado más adelante en el punto 3)A)i)
No se podrá emitir ninguna orden de compra hasta tanto no se haya enviado y recibido la correspondiente información en la DGA.
E) La provisión de los medicamentos indicados a los pacientes incluidos en el programa se dará continuidad a través del Servicio de Farmacia, de acuerdo a las indicaciones de los Servicios Médicos.
Para el caso de pacientes que deben continuar el tratamiento en otro establecimiento, se detalla en el punto a continuación.
F) Derivación de pacientes a otros establecimientos (Capital o Interior)
Cuando se haga necesario derivar a un paciente a su lugar de origen y no continúe con el tratamiento en el Hospital Castro Rendón, y a los fines de que la provisión de medicamentos para su tratamiento no sea interrumpido se procederá como sigue:
El Servicio de Farmacia del Hospital Castro Rendón comunicará la derivación a la DGA con toda la información que se considere necesaria para garantizar la provisión. Como mínimo, nombre y apellido, número de documento, medicamento, dosis y posología, tiempo de tratamiento, etc.
El servicio de Farmacia proveerá al paciente de cantidad de medicamento/s suficiente hasta que el efector local pueda estar en condiciones de proveerlo, de forma tal que no se comprometa la continuidad del tratamiento.
Recibida la comunicación del Servicio de Farmacia, la DGA se encargará con la Coordinación zonal correspondiente de la provisión de los medicamentos.
G) Modificación y Terminación de tratamientos
i) Modificación
Ante cualquier modificación en el tratamiento de un determinado paciente, el Servicio de Farmacia deberá elevar a la DGA una nueva ficha farmacoterapéutica, modificatoria de la previa. No se podrá emitir órdenes de compra modificatorias del tratamiento hasta tanto no se cuente con autorización explícita de la DGA.
ii) Terminación de tratamientos
La terminación de un tratamiento, independientemente de la causa, deberá informarse inmediatamente a la DGA
3) PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE PROVISIÓN
A) De la adquisición del producto
i) Una vez terminado el acto de preadjudicación y aprobada la contratación, la Subsecretaría informará a cada uno de los Hospitales participantes de este Programa de Abastecimiento, los Proveedores ganadores junto con los renglones que le han sido adjudicados, como así también el cupo que les corresponde de cada renglón.
ii) El Servicio de Farmacia del Hospital “Castro Rendón” o la Coordinación de Farmacia Zonal, según corresponda, se comunicará directamente con el Proveedor adjudicado de cada renglón cuando surja la necesidad del medicamento; acordando plazos y condiciones de entrega de acuerdo a lo normado en las estipulado en las Condiciones Generales y Particulares. Se confeccionará una Orden de Compra Interna, identificada con un código integrado por tres partes: la primera, identificación de la institución compuesto por tres lugares; la segunda (separada por el signo “-“) identificación del número de la Orden de compra, compuesto por tres dígitos, siguiendo una numeración cronológica única anual y la tercera (separada por la barra “/”) identifica el año de emisión de la Orden de Compra con el formato aa. Se asignan los siguientes códigos, igual al de la licitación de Insumos Metálicos para Traumatología:
HPN: Hospital Provincial Neuquén
ZSM: Zona Sanitaria Metropolitana
ZS1: Zona Sanitaria I
ZS2: Zona Sanitaria II
ZS3: Zona Sanitaria III
ZS4: Zona Sanitaria IV
ZS5: Zona Sanitaria V

De manera tal, y a modo de ejemplo, una orden de compra interna emitida por el Hospital Provincial Neuquén del presente año tendrá el siguiente formato: HPN-001/08.
Las Órdenes de Compra Internas deberán contar con las firmas correspondientes. Para el Hospital Provincial Neuquén, serán las firmas del Jefe del Servicio de Farmacia y del Jefe de Departamento competente. Para el caso de las Coordinaciones Zonales, será la firma del Jefe de Servicio de Farmacia o en su defecto del Director del Hospital donde se sigue el paciente y del Coordinador Zonal o responsable que haga sus veces debidamente autorizado por el Jefe de la Zona Sanitaria.
Las cantidades adquiridas en la Licitación Pública, están destinadas a los tratamientos atendidos del Hospital Castro Rendón, y del interior de la Provincia. Los que deben haber iniciado tratamiento en dicho hospital y que luego en base a criterios técnicos profesionales, deben continuar sus tratamientos en sus lugares de origen.

Los renglones que pueden ser derivados para continuación de tratamiento en el interior de la provincia son:
• Medicamentos de vía de administración oral
• Medicamentos de vía de administración intramuscular
• Los restantes medicamentos son de uso exclusivo para el Hospital Castro Rendón

De la Facturación
i) Efectuada la entrega del o los medicamentos al Servicio o Coordinación de Farmacia, según sea el caso, el Proveedor deberá confeccionar factura del servicio prestado. La misma deberá contener, además de los requisitos legales e impositivos vigentes, número de Orden de Compra Interna, número de Licitación Pública y renglón al que pertenece el insumo entregado.
ii) El Servicio o Coordinación de Farmacia preparará la documentación respaldatoria para ser elevada a esta Subsecretaría junto con la facturación. Compuesta por:
(1) Ficha Farmacoterapéutica completada para el/los pacientes con firma y sello del médico solicitante y aval del Jefe del Servicio;
(2) Remito y Factura debidamente conformada.
(3) Ficha de Administración del o los medicamentos (según modelo adjunto como anexo).
(4) Para el caso de facturaciones elevadas desde las coordinaciones zonales, se adjuntará copia de la ficha de derivación del Servicio de Farmacia del Hospital Castro Rendón.
(5) Copia del acta de recepción confeccionada con el Sistema Integrado de Stock
Esta documentación será remitida a la Dirección de General de Abastecimiento para la continuidad del trámite administrativo. Para la cumplimentar el presente punto, se adopta como oficial y único el que se adjunta como modelo. Su identificación será el mismo número de la Orden de compra que lo generó.
i) Estipúlese como plazo de tramitación y entrega a la Dirección Provincial de Administración – Dirección General de Abastecimiento de la documentación antes detallada en 6 (seis) días hábiles a partir de la fecha de la entrega.
ii) Para el caso de que la documentación elevada esté incompleta o que no satisfaga a los requerimientos de las presentes normas, será la Subsecretaría de Salud a través de la Dirección de Abastecimiento la que tomará contacto con la Institución en donde se registre la falencia a fin de subsanar el inconveniente. En ningún caso se aceptarán tramitaciones efectuadas por el proveedor, salvo las inherentes a su responsabilidad (confección de remitos y facturas), siendo esta una causa de sanción a la Institución que permite este tipo de situaciones.

De la Auditoria
La Subsecretaría de Salud será la encargada de efectuar las auditorias periódicas, que serán de dos tipos:
i) Auditoria Administrativa – Contable; a través de la Dirección de Abastecimiento, consistente en la verificación del cumplimiento de las normas vigentes referentes a la documentación elevada por el proveedor y la Institución.
ii) Auditoria Clínica; la efectúa la Subsecretaría al/los Hospitales ejecutores y consiste en verificar la administración de los medicamentos adquiridos mediante este mecanismo, desde el desde el punto de vista del uso normalizado del insumo y las adecuadas prácticas terapéuticas. Es obligación del Hospital facilitar el acceso a las Historias Clínicas, como así también brindar toda información complementaria y/o aclaratoria técnica- administrativa, pudiendo en ese momento a su vez realizar observaciones y/o sugerencias que mejoren el sistema. Ante la confidencialidad de los datos a los que se accede sólo la efectuara el que la Subsecretaría, designe al efecto.
De las Sanciones
iii) Al Hospital, existen tres niveles de sanción, con carácter creciente y de acuerdo a la gravedad de la anomalía:
(6) Nivel 1 – llamado de atención, cuando se traten de omisiones u observaciones subsanables dentro de los plazos mencionados en las Condiciones Generales y Particulares.
(7) Nivel 2 – sanción económica temporaria, cuando se traten de obligaciones reiteradas o no subsanables dentro de los plazos previstos o entregas de documentación fuera de término que pongan en riesgo la relación con el proveedor por pagos fuera de término, el hospital tiene la obligación de afrontar los costos de la solicitud del insumo en cuestión, con fondos propios. En los casos detallados a continuación, el monto de la facturación se debitará de la cuenta permanente del Fondo de Arancelamiento del Hospital:
• Cuando se presente la Orden de prestación de pacientes que cuentan con cobertura social, de pacientes extranjeros que no demuestren radicación definitiva en la Provincia y que no se adjunte certificado de cobertura consular
• Cuando se emitan ordenes de compra de medicamentos sin haber remitido la documentación pertinente a la DGA
• Cuando se emitan ordenes de compra de medicamentos para cambios de tratamiento sin contar con la autorización explícita de la DGA
(8) Nivel 3 – Sanción económica permanente, cuando las faltas descriptas precedentemente se repitan en 3 o más oportunidades, el Hospital tiene la obligación de afrontar los costos con fondos propios por el resto de los insumos requeridos bajo Convenio.
En todos los casos la Subsecretaría tiene la obligación de notificar las anomalías a los hospitales efectores por escrito y dentro de un plazo de 72 horas de detectadas.
iv) Al Proveedor, según lo normado en las Cláusulas Generales y Particulares (16º y 17º) aprobadas por Decreto Nº_______/05.
4) SEGUIMIENTO Y MONITOREO
El Servicio de Farmacia elevará a la Dirección General de Abastecimiento en forma periódica (cada tres meses) la siguiente información:
A) Seguimiento de la Dirección de Abastecimiento
El seguimiento se realiza con la información que provee el Servicio de Farmacia del Hospital Castro Rendón, con las copias de la documentación presentada por el paciente y la ficha de incorporación del paciente al sistema. Tanto para pacientes atendidos en el Hospital Castro Rendón como para pacientes atendidos en las Zonas Sanitarias. Sólo que en el caso de estos últimos, la Coordinación Zonal, remitirá copia de la derivación del paciente desde el Servicio de Farmacia del Hospital Castro Rendón.
B) Monitoreo
i) Consumo trimestral por proveedor y acumulado para cada uno de ellos.
ii) Porcentaje de la ejecución de cada orden de compra
iii) Acumulado de consumo de cada renglón de la licitación
iv) Listado de pacientes que discontinúan medicamentos/tratamientos


Anexos